La coordinación técnica de un evento: sonido, iluminación, artistas y horarios

La coordinación técnica comienza por conocer qué ocurrirá durante el evento y en qué orden. Antes de decidir dónde colocar equipos o cuánto tiempo reservar para las pruebas, es necesario disponer de un programa general.

Este documento no tiene que recoger cada minuto con absoluta precisión, pero sí debe identificar los momentos principales: llegada de asistentes, discursos, presentaciones, actuaciones, pausas, comidas, proyecciones y comienzo de la parte festiva.

Cada una de estas actividades puede requerir cambios de sonido, iluminación, disposición del escenario o presencia de determinados participantes. Conocer la secuencia permite preparar las transiciones y reducir decisiones improvisadas durante la jornada.

• Hora prevista de apertura al público.
• Momentos con intervenciones o discursos.
• Horario y duración de las actuaciones.
• Uso de vídeos, presentaciones o contenidos audiovisuales.
• Pausas, comidas y cambios de espacio.
• Hora estimada de finalización.

Cuando el programa cambia, la planificación técnica también puede hacerlo. Adelantar una actuación, mover un discurso o cambiar la ubicación de una actividad afecta a los equipos y a las personas que deben estar preparadas en cada momento.

Sonido e iluminación trabajan sobre el mismo espacio y comparten buena parte de los tiempos de montaje. La ubicación del escenario, la distribución del público y los recorridos de cable condicionan ambas instalaciones.

La iluminación necesita conocer dónde estarán los artistas, ponentes o DJs para orientar correctamente los focos. El sonido, por su parte, debe prever la posición de micrófonos, monitores, altavoces y mesas de control.

Planificar ambos montajes por separado puede provocar que una estructura bloquee la cobertura de un altavoz, que un foco no alcance correctamente a quien interviene o que distintos cableados ocupen una misma zona de paso.

Una planificación común permite decidir desde el principio dónde se instalará cada elemento y cómo se operarán los cambios durante el evento.

No todos los participantes necesitan la misma preparación técnica. Un ponente puede requerir un micrófono inalámbrico, una pantalla y una conexión para su presentación. Un grupo puede necesitar varios micrófonos, monitores, líneas de instrumento y una prueba de sonido más extensa.

Los DJs también pueden trabajar con configuraciones diferentes. Algunos llevan su propio equipo de reproducción y otros necesitan que la producción proporcione mesa, conexiones, monitores o una cabina completa.

Antes del evento conviene solicitar las necesidades técnicas de cada participante y comprobar si son compatibles con el material disponible.

• Número y tipo de micrófonos.
• Entradas necesarias para instrumentos o reproductores.
• Monitores requeridos sobre el escenario.
• Ordenadores, presentaciones o vídeos que se utilizarán.
• Conexiones de audio y vídeo disponibles.
• Tiempo necesario para montar y realizar pruebas.

Cuando participan varios grupos, artistas o DJs, una producción técnica común permite organizar mejor los cambios y evitar que cada intervención dependa de un sistema diferente.

El horario técnico empieza antes de la llegada del público. Descargar el material, trasladarlo hasta la zona de trabajo, montar los equipos, realizar conexiones y comprobar el funcionamiento requiere un tiempo que debe reservarse dentro de la planificación.

El acceso al espacio puede modificar considerablemente estos tiempos. No es igual descargar junto al escenario que recorrer pasillos, utilizar ascensores o compartir una zona de carga con otros proveedores.

También debe establecerse un orden de montaje. Algunas tareas pueden realizarse al mismo tiempo, mientras que otras dependen de que el escenario, las estructuras o el suministro eléctrico estén preparados.

Dejar la prueba de sonido o la revisión de las presentaciones para los últimos minutos reduce el margen disponible para solucionar cualquier incidencia.

El equipo técnico comparte el espacio con decoración, catering, fotografía, vídeo, mobiliario, personal del recinto y otros proveedores. Todos necesitan acceder, montar y trabajar dentro de unos horarios similares.

La distribución debe permitir que cada parte realice su trabajo sin bloquear accesos, salidas, zonas de servicio o recorridos utilizados por los asistentes.

Una mesa de control no debería colocarse después de distribuir el mobiliario, ni un escenario debería modificarse cuando el sonido y la iluminación ya están instalados. Compartir planos, horarios y medidas antes del montaje ayuda a detectar estos conflictos.

• Ubicación definitiva del escenario y la pista.
• Distribución de mesas, barras y mobiliario.
• Zonas de paso para asistentes y personal.
• Espacios reservados para fotografía y vídeo.
• Accesos para carga, descarga y retirada de material.
• Horarios de trabajo de cada proveedor.

La coordinación no consiste en que todos monten al mismo tiempo, sino en ordenar los trabajos para que cada proveedor disponga del espacio que necesita cuando le corresponde.

Incluso con una planificación detallada pueden aparecer cambios. Una intervención puede retrasarse, una actuación puede adelantarse o una actividad exterior puede trasladarse por las condiciones meteorológicas.

La coordinación técnica debe permitir adaptar el desarrollo del evento sin perder de vista las consecuencias de cada modificación. Cambiar una actividad de lugar puede requerir mover micrófonos, altavoces, iluminación, conexiones eléctricas o contenidos audiovisuales.

Cuando se comunica un cambio, conviene confirmar tres aspectos:

• Qué parte del programa se modifica.
• Qué equipos y participantes quedan afectados.
• Cuánto tiempo existe para realizar la adaptación.

No todos los cambios pueden ejecutarse inmediatamente. Algunas modificaciones necesitan apagar equipos, reorganizar cableado o realizar nuevas comprobaciones antes de continuar.

Por eso es importante que las decisiones se comuniquen de manera conjunta y no lleguen por separado a cada proveedor.

Antes de abrir las puertas conviene realizar una revisión general. Los micrófonos deben estar preparados, las presentaciones cargadas, la iluminación ajustada y las zonas de paso libres de material o cableado sin proteger.

También debe comprobarse que los participantes conocen cuándo y dónde deben intervenir. Una breve revisión del programa permite confirmar que no existen cambios pendientes y que cada equipo está preparado para el inicio.

Durante el evento, la coordinación continúa. El personal técnico debe seguir el programa, anticipar las transiciones y mantener comunicación con organización, artistas y responsables del espacio.

• Comprobación final de micrófonos y reproducciones.
• Revisión de iluminación y zonas protagonistas.
• Confirmación del orden de intervenciones.
• Seguimiento de retrasos o cambios de horario.
• Preparación de actuaciones y contenidos siguientes.
• Coordinación del desmontaje al finalizar.

Una buena coordinación técnica no elimina la necesidad de realizar ajustes durante el evento. Lo que consigue es que esos cambios se integren dentro de una planificación común y puedan resolverse sin interrumpir el desarrollo general.